Specjalista ds. Administracji, Finansów i Kosztorysowania

Lubisz, kiedy liczby się zgadzają? A kiedy się nie zgadzają, to chcesz wiedzieć, dlaczego?

Kim jesteśmy?

PSS czyli Pawlak Security Systems od ponad 26 lat projektuje, wykonuje i utrzymuje elektroniczne systemy zabezpieczeń.

Pracujemy przede wszystkim dla dużych Klientów z sektora logistycznego, przemysłowego i komercyjnego. Obsługujemy obiekty na terenie całej Polski, a z wieloma naszymi Klientami współpracujemy nieprzerwanie od wielu lat.

Projektujemy, instalujemy, modernizujemy i utrzymujemy m.in. systemy CCTV, kontroli dostępu, sygnalizacji włamania i napadu oraz sygnalizacji pożaru.

Szukamy osoby, która dołączy do naszego zespołu w Opolu i przejmie bieżące prowadzenie istotnej części procesów administracyjnych i finansowych PSS.

Na czym będzie polegała Twoja praca?

Finanse i rozliczenia

Będziesz odpowiadać m.in. za:

• wystawianie faktur sprzedażowych,
• obsługę faktur zakupowych i dokumentów kosztowych,
• prowadzenie wewnętrznej ewidencji finansowej PSS,
• kontrolę należności i zobowiązań,
• monitorowanie terminów płatności,
• przygotowywanie płatności i przelewów,
• uzgadnianie operacji bankowych,
• przygotowywanie dokumentów dla księgowości zewnętrznej,
• bieżącą współpracę z biurem księgowym,
• rozliczanie zakończonych prac i realizacji,
• przygotowywanie zestawień finansowych dla Zarządu,
• kontrolę kosztów i rentowności realizowanych prac.

Pełną księgowość PSS prowadzi zewnętrzne biuro księgowe. Nie szukamy więc osoby, która będzie samodzielnie prowadzić pełne księgi. Szukamy osoby, która będzie dobrze prowadzić finansową stronę codziennego funkcjonowania PSS i współpracować z naszą księgowością.

Kosztorysowanie – nie musisz być inżynierem

To ważna część tego stanowiska, ale nie oczekujemy od Ciebie projektowania systemów bezpieczeństwa.
Za rozwiązanie techniczne odpowiadają osoby techniczne PSS.

Otrzymasz informacje dotyczące zakresu prac, urządzeń, materiałów i ich ilości. Twoim zadaniem będzie przełożenie tych danych na prawidłowy kosztorys i ofertę.

Pracujemy na przygotowanych przez PSS arkuszach, bazach cen i zależnościach pomiędzy poszczególnymi elementami.

Będziesz m.in.:

• przygotowywać kosztorysy nowych instalacji, modernizacji i rozbudów,
• aktualizować ceny urządzeń, materiałów i usług,
• kontrolować ceny zakupu i rabaty,
• sprawdzać kompletność kosztorysów,
• kontrolować zależności pomiędzy poszczególnymi pozycjami,
• porównywać kosztorysy z rzeczywistymi kosztami wykonanych prac,
• analizować odchylenia i rentowność realizacji.

Nie musisz tworzyć rozwiązania technicznego. Musisz umieć je prawidłowo policzyć i skontrolować.

Jeżeli osoba techniczna poda 16 urządzeń, nie oczekujemy od Ciebie wiedzy, jak je zaprogramować.
Oczekujemy natomiast, że z czasem będziesz wiedzieć, jakie elementy powinny im towarzyszyć, zauważysz brakującą pozycję albo nietypową wartość i zapytasz, zanim kosztorys trafi do Klienta.

W PSS obowiązuje prosta zasada:
Jeżeli czegoś nie wiesz lub coś się nie zgadza, nie zgadujesz. Sprawdzasz i pytasz.

Administracja

Stanowisko obejmuje również bieżące prowadzenie spraw administracyjnych PSS.

Będziesz odpowiadać m.in. za:

• przygotowywanie i obsługę dokumentów administracyjnych,
• prowadzenie ich obiegu i ewidencji,
• kontrolę kompletności dokumentacji,
• pilnowanie dokumentów wymagających podpisania lub uzupełnienia,
• prowadzenie i porządkowanie archiwum,
• obsługę dokumentacyjną ubezpieczeń,
• kontakt roboczy z brokerem lub ubezpieczycielem,
• kontrolę terminów i spraw otwartych,
• bieżące zadania administracyjne związane z funkcjonowaniem PSS.

Nie oczekujemy jedynie wykonania pojedynczej czynności.

Jeżeli prowadzisz daną sprawę, pilnujesz jej przebiegu i doprowadzasz ją do zakończenia.
W sprawach wymagających decyzji, zatwierdzenia lub szczególnej kontroli współpracujesz z Koordynatorem Administracyjnym.

A marketing? Nie szukamy marketera.

PSS współpracuje od lat ze stałą grupą Klientów, dlatego działania marketingowe mają u nas ograniczony charakter. Stałym działaniem jest Newsletter PSS, a poza nim sporadycznie realizujemy dodatkowe akcje lub przygotowujemy materiały dla naszych Klientów.

Twoim zadaniem będzie ich organizacyjna obsługa i doprowadzenie do realizacji. Za kierunek, pomysł i treść merytoryczną odpowiada Zarząd.

Kogo szukamy?

To stanowisko może być dla Ciebie, jeżeli masz doświadczenie w jednym z obszarów:

• księgowość,
• finanse,
• rozliczenia,
• administracja finansowa,
• controlling,
• administracja połączona z odpowiedzialnością za finanse.

Szczególnie interesują nas osoby, które pracowały w firmach technicznych, instalacyjnych, budowlanych, produkcyjnych lub usługowych, gdzie trzeba było rozumieć nie tylko dokument księgowy, ale również to, z czego powstaje koszt realizowanego zlecenia. Nie jest to jednak warunek konieczny.

Czego oczekujemy?

Przede wszystkim:

• doświadczenia w pracy z dokumentami finansowymi,
• bardzo dobrej organizacji pracy,
• zupełnie swobodnej pracy z Excelem, to bardzo ważne,
• dokładności i odpowiedzialności za wprowadzane dane,
• logicznego i analitycznego myślenia,
• umiejętności kontrolowania terminów,
• samodzielnego prowadzenia powierzonych spraw,
• umiejętności zauważania błędów i niezgodności,
• gotowości do zadawania pytań, kiedy coś budzi wątpliwość,
• otwartości na poznanie technicznej specyfiki działalności PSS.

Nie wymagamy wykształcenia technicznego ani wcześniejszego doświadczenia w systemach bezpieczeństwa.

Znacznie ważniejsze jest dla nas to, jak pracujesz z liczbami, dokumentami i odpowiedzialnością.

Kogo raczej nie szukamy?

Osoby, która chce zajmować się wyłącznie jednym, bardzo wąskim fragmentem pracy.

Jeżeli Twoje podejście brzmi: „To nie należy do księgowości, więc się tym nie zajmuję”, to prawdopodobnie nie będzie dobre stanowisko dla Ciebie.

Zakres jest różnorodny. Jednego dnia przygotujesz rozliczenie realizacji i faktury, innego kosztorys dla Klienta, sprawdzisz termin polisy albo przygotujesz Newsletter PSS do wysyłki.

Nie oznacza to chaosu ani wykonywania „wszystkiego”. Każdy z tych obszarów ma swoje zasady, procedury i osoby odpowiedzialne.

Szukamy po prostu osoby, która lubi rozumieć firmę szerzej niż przez pryzmat jednego rodzaju dokumentu.

Wdrożenie

Nie zakładamy, że pierwszego dnia będziesz znać PSS, nasze systemy, arkusze kosztorysowe czy sposób rozliczania realizacji. Dlatego przewidujemy dokładne, długie i wymagające wdrożenie, podczas którego poznasz:

• organizację i sposób pracy PSS,
• wykorzystywane programy i dokumentację,
• zasady obiegu dokumentów,
• sposób współpracy z księgowością,
• strukturę naszych kosztorysów,
• bazy cenowe,
• podstawowe urządzenia i systemy,
• sposób przygotowywania ofert,
• zasady rozliczania realizacji.

Docelowo oczekujemy jednak samodzielnego prowadzenia powierzonych obszarów.

Co oferujemy?

✅ Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
✅ Pracę od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00.
✅ Pracę w biurze PSS w Opolu.
✅ Możliwość wybranych dni pracy zdalnej po okresie wdrożenia.
✅ Komputer i telefon służbowy.
✅ Uporządkowane wdrożenie w zakres stanowiska.
✅ Możliwość poznania od strony finansowej i organizacyjnej dużych projektów technicznych.
✅ Program PSS Life & Care.
✅ Stabilną pracę w firmie działającej od ponad 26 lat.

Szukamy osoby, która pilnuje pieniędzy i spraw PSS

Nie musisz wiedzieć dzisiaj, czym różni się kontroler dostępu od ekspandera ani jak zbudowany jest system CCTV.
Tego możemy Cię nauczyć.
Trudniej nauczyć dokładności, odpowiedzialności za pieniądze, logicznego myślenia i potrzeby doprowadzania spraw do końca.

Jeżeli lubisz, kiedy dokumenty są kompletne, terminy dopilnowane, liczby się zgadzają, a z danych w Excelu powstaje realna oferta i później realna realizacja, to możesz bardzo dobrze odnaleźć się w PSS.