Asystent Organizacyjny PSS i Nowej Bajki

Komputer to dla Ciebie narzędzie, a nie przeszkoda?

Kim jesteśmy?

Stanowisko jest wspólne dla dwóch organizacji działających w Opolu:

PSS czyli Pawlak Security Systems to firma od ponad 26 lat zajmująca się projektowaniem, wykonaniem i utrzymaniem elektronicznych systemów zabezpieczeń dla Klientów na terenie całej Polski.

Nowa Bajka to niepubliczne przedszkole w Opolu, w którym stawiamy na jakość, dobrą organizację i nowoczesne podejście do edukacji oraz zarządzania.

Jako Asystent Organizacyjny będziesz wspierać osoby zarządzające obiema organizacjami.

Na czym polega to stanowisko?

W PSS i Nowej Bajce wiele osób odpowiada za konkretne obszary i procesy. Ich praca wiąże się jednak również z dużą liczbą prostych, ale czasochłonnych czynności biurowych.

Przygotowanie dokumentu według wzoru. Sformatowanie procedury. Zrobienie tabeli. Przygotowanie PDF. Sprawdzenie, kto nie podpisał dokumentu. Wysłanie przypomnienia. Wpisanie terminu do kalendarza. Przygotowanie materiałów na spotkanie.

To właśnie w takich zadaniach będziesz nas wspierać.

Nie będziesz odpowiadać za finanse, kadry, marketing, serwis czy inne procesy firmy. Będziesz natomiast wykonywać konkretne zadania zlecane przez osoby, które za te obszary odpowiadają.

Czym będziesz się zajmować?

Dokumenty i materiały.

Będziesz m.in.:

• przygotowywać i formatować dokumenty według naszych wzorów,
• przygotowywać procedury, instrukcje, formularze i materiały na podstawie otrzymanej treści,
• przygotowywać proste pisma i korespondencję według przekazanych wytycznych,
• poprawiać układ dokumentów, tabele, numerację, nagłówki, czcionki i formatowanie,
• przygotowywać dokumenty w Wordzie i PDF,
• skanować, łączyć i porządkować dokumenty,
• przygotowywać materiały do wydruku, wysyłki lub publikacji,
• sprawdzać przygotowane dokumenty pod względem kompletności i poprawności edycyjnej,
• zapisywać dokumenty zgodnie z obowiązującymi zasadami i strukturą folderów.

Word, Excel, PDF i praca z danymi

Będziesz przygotowywać i aktualizować:

• tabele,
• zestawienia,
• listy,
• rejestry,
• formularze,
• proste arkusze Excel,
• dane w dokumentach i wykorzystywanych przez nas systemach.

Sprawna obsługa komputera jest podstawą tego stanowiska.

Nie szukamy osoby, która „zna pakiet Office”. Szukamy kogoś, kto naprawdę potrafi na komputerze sprawnie pracować. W codziennej pracy będziesz wykorzystywać m.in. formatowanie tekstu, justowanie, odstępy, punktory i numerację, tabele oraz style w Wordzie, a w Excelu zakresy danych, podstawowe formuły, sortowanie, filtrowanie i formatowanie komórek.

W zależności od organizacji będziesz również wykonywać wskazane zadania w wykorzystywanych przez nas systemach m.in. Worker Pro w PSS oraz LiveKid w Nowej Bajce.

ChatGPT i AI będą normalnym narzędziem Twojej pracy

W PSS i Nowej Bajce wykorzystujemy narzędzia AI do codziennej pracy.

Będziesz korzystać z ChatGPT m.in. przy:

• przygotowywaniu i redagowaniu dokumentów,
• porządkowaniu otrzymanych informacji,
• przygotowywaniu pism i wiadomości,
• opracowywaniu instrukcji i procedur,
• pracy z zestawieniami i materiałami,
• poprawianiu i sprawdzaniu przygotowanych treści.

Nie oczekujemy bezmyślnego kopiowania odpowiedzi AI. AI ma pomóc Ci pracować szybciej i lepiej. To Ty odpowiadasz za sprawdzenie efektu swojej pracy. Jeżeli nie korzystasz jeszcze biegle np.: z ChatGPT, ale jesteś otwarta/y na naukę pokażemy Ci, jak wykorzystujemy go w naszej codziennej pracy.

Platforma Autenti, podpisy, terminy i przypomnienia.

Część Twojej pracy będzie polegała na obsłudze prostych, ale ważnych spraw, które trzeba systematycznie doprowadzać do końca. Będziesz m.in.:

• przygotowywać dokumenty do podpisu elektronicznego,
• obsługiwać ich wysyłkę w Autenti,
• sprawdzać statusy dokumentów,
• kontrolować, których podpisów jeszcze brakuje,
• wysyłać przypomnienia,
• wykonywać telefony przypominające,
• pobierać i porządkować podpisane dokumenty,
• monitorować wskazane terminy i oczekiwane odpowiedzi,
• informować osobę odpowiedzialną, jeżeli sprawa wymaga jej dalszego działania lub decyzji.

Organizacja codziennej pracy.

Do Twoich zadań będzie należało również:

• wpisywanie spotkań i terminów do kalendarzy,
• wysyłanie zaproszeń,
• organizacyjne przygotowywanie spotkań,
• przygotowywanie potrzebnych dokumentów i materiałów,
• wykonywanie prostych czynności administracyjnych w naszych systemach,
• obsługa wskazanej korespondencji,
• wykonywanie bieżących i jednorazowych zadań biurowych.

Jednego dnia możesz przygotowywać procedurę PSS, następnego aktualizować zestawienie Nowej Bajki, sprawdzić dokumenty w Autenti i przygotować materiały na spotkanie. Dlatego ważniejsza od doświadczenia w jednym konkretnym obszarze jest dla nas Twoja sprawność, organizacja i szybkość uczenia się.

Kogo szukamy?

Szukamy osoby, która:

• bardzo sprawnie obsługuje komputer,
• dobrze zna Microsoft Word,
• sprawnie pracuje w Microsoft Excel,
• swobodnie pracuje z dokumentami PDF,
• korzysta z ChatGPT lub chce szybko nauczyć się wykorzystywać AI w pracy,
• dobrze radzi sobie z pocztą elektroniczną, kalendarzami, plikami i folderami,
• szybko uczy się nowych programów i systemów,
• jest dokładna i skrupulatna,
• lubi porządek w dokumentach i danych,
• potrafi dobrze organizować własną pracę,
• zwraca uwagę na szczegóły,
• potrafi samodzielnie poradzić sobie z prostym problemem,
• nie boi się zapytać, jeżeli czegoś nie rozumie,
• pamięta, że rozpoczęte zadanie trzeba również zakończyć.

Doświadczenie?

Nie szukamy kilkunastu lat doświadczenia.
Jeżeli masz już doświadczenie w pracy biurowej, administracyjnej lub asystenckiej będzie ono atutem.
Ale jesteśmy również otwarci na osobę z krótkim doświadczeniem zawodowym, która jest bardzo sprawna komputerowo, szybko się uczy i chce się rozwijać.
Nie musisz znać PSS, branży systemów bezpieczeństwa ani zasad funkcjonowania Przedszkola Nowa Bajka.
Tego Cię nauczymy.

Czego oczekujemy od sposobu pracy?

Jeżeli pokazujemy Ci, jak wykonać określone zadanie, oczekujemy, że zrozumiesz zasadę i przy kolejnym podobnym zadaniu będziesz potrafić ją zastosować.
Jeżeli czegoś nie wiesz, to pytasz.
Jeżeli pojawia się prosty problem, to najpierw próbujesz znaleźć rozwiązanie.
Jeżeli zauważysz błąd, brak dokumentu, podpisu albo załącznika, to nie przechodzisz nad tym obojętnie.
Jeżeli otrzymujesz zadanie, to doprowadzasz je do końca albo wracasz do osoby zlecającej z konkretną informacją, czego brakuje, aby je zakończyć.

Co oferujemy?

✅ Umowę o pracę.
✅ Pełny etat.
✅ Pracę od poniedziałku do piątku.
✅ Pracę w Opolu.
✅ Wdrożenie w sposób pracy PSS i Nowej Bajki.
✅ Naukę wykorzystywanych przez nas systemów i narzędzi.
✅ Praktyczną naukę wykorzystania AI w codziennej pracy.
✅ Różnorodne zadania zamiast wykonywania przez cały dzień jednej czynności.
✅ Bezpośrednią współpracę z osobami zarządzającymi PSS i Nową Bajką.
✅ Możliwość stopniowego zwiększania samodzielności wraz ze zdobywanymi umiejętnościami.

Nie szukamy osoby, która wszystko już wie

Szukamy osoby, która szybko się uczy. Takiej, której można pokazać nowe narzędzie, wzór dokumentu albo sposób wykonania zadania, a ona szybko zacznie wykorzystywać go samodzielnie. Sprawność na komputerze, dokładność, porządek, ciekawość i chęć uczenia się są dla nas ważniejsze niż długie CV.